電話代行サービスは、事務所や企業にかかってきた電話を代わりに受け付けて応対する業務です。利用する際は、固定電話の転送機能を使って、電話代行サービス会社で受信するように設定をし、オペレーターが社名や屋号を名乗って電話に出て、対応します。電話があったことを記録し、後から一括してファックスやメールで伝えることもできますし、伝言や都合の良い時間を聞いて、その都度メールや携帯電話に連絡をすることもできます。利用者の都合に合わせて選べるでしょう。
電話代行サービスを利用するのは、一人で仕事をしていたり、営業等の仕事で全ての従業員が外に出て業務をしていたりする事業所や企業が多いです。留守中に発注や問い合わせがあった時に、仕事を取りこぼす心配もありません。顧客側でも電話連絡がとれずに、何度も電話をかける必要もなくなります。会社によっては、営業時間外や労使関係の決まりで昼休み中に電話に出られない時間帯にのみ利用されることもあります。
営業所の住所地や電話番号を貸しているバーチャルオフィスの業務の一環で、電話代行サービスをしている会社もあります。電話番号は、大きな都市で一等地の電話番号を使えるため、安定した会社と印象づけることも可能な場合があります。自宅で仕事をしている個人事業主の場合、生活音が電話越しに聞こえるのを嫌う場合もありますし、プライベートと分けたいこともあるでしょう。女性や高齢者のフリーランスの方で、防犯上の理由から自宅の電話番号を公表したくない場合にも利用しやすいです。